Maj 2026 Referat fra 6. maj

Referat af Holme-Olstrup og Toksværd Lokalråds ordinære møde.

onsdag den 6.5.2026  kl. 19.30 - 21.00 hos Søren Peter Foldberg

Indbudte: Uffe, Alex, Gitte, Brian, Sanne, Helena og Søren

Afbud:         Ingen

Valg af referent: Søren Peter Foldberg

Dagsordenen er som følger.

1. Godkendelse af dagsordenen: Godkendt
2. Godkendelse af referatet:        Godkendt
3. Nyt fra formanden. Ny forretningsorden til vores bestyrelse. Bilag A Lokalrådet har diskuteret oplægget, givet input og det er besluttet, at  næstformanden og formanden udarbejder en revideret forretningsorden til behandling på næste møde.
4. Revidering af skrivelsen om, at søge støtte hos lokalrådet. Altså vores egen lokalepulje. Bilag B. Vi har besluttet, at de to forslag sendes ud til alle, og vi udarbejder en ny lokalpuljebeskrivelse på næste ordinære møde.
5. Ansøgning om sundhedsprojekt. Formanden udarbejder et udkast til en ansøgning. Den dukker muligvis op søndag aften hos lokalrådets medlemmer. Det er vigtigt med hurtige tilbagemeldinger i og med, at ansøgningen skal sendes senest den 17.  maj 2026.
6. Finansiering af tur i biografen, et dilemma!. Der meldes tilbage til Næstved Kommune angående betalingen.
7. Orienteringer / opfølgninger:
   Filmen på vores hjemmeside skal fornyes. Landsbyfilm er i gang med forberedelserne. Lokalrådet skal nedsætte en arbejdsgruppe , som arbejder med filmen og relanceringen af hjemmesiden.
   Parkeringsplads i Toksværd / Bordtennisklubben: Det er blevet drøftet.
   Nyt om hundeskoven ved Alex. A. Udgår i dag, men kommer med på næste møde.
8. Eventuelt. Der var intet til eventuelt

Her kommer bilag A og bilag B:

Bilag A:

Udkast…..

FORRETNINGSORDEN FOR HOLME-OLSTRUP OG TOKSVÆRD LOKALRÅD (HOT)
i Næstved Kommune

§1 Formål

Forretningsordenen fastlægger rammerne for lokalrådets daglige arbejde og samarbejde i overensstemmelse med vedtægterne.

§2 Konstituering og roller

Efter generalforsamlingen konstituerer lokalrådet sig med:

• Formand
• Næstformand
• Kasserer

Sekretærfunktionen varetages fleksibelt og kan udføres af formanden, næstformanden, kassereren eller et andet medlem efter aftale i lokalrådet. Det aftales forud for hvert møde, hvem der varetager sekretærfunktionen.

Formandens opgaver:

• Indkalde til møder
• Udarbejde dagsorden
• Repræsentere lokalrådet udadtil

Næstformandens opgaver:

• Træde i stedet for formanden ved fravær

Kassererens opgaver:

• Varetage økonomi og regnskab
• Fremlægge økonomisk status løbende

Sekretærfunktionens opgaver:

• Udarbejde dagsordener og/eller referater
• Sikre offentliggørelse af materiale
• Koordinere praktisk mødeafvikling efter behov

§3 Møder

• Der afholdes møde efter behov, typisk 6–10 gange årligt
• Møder kan afholdes fysisk eller digitalt
• Suppleanter kan deltage i møder uden stemmeret (medmindre de er indtrådt)
• Eksterne kan inviteres til relevante punkter

§4 Dagsorden

Dagsordenen bør som minimum indeholde:

1. Godkendelse af dagsorden
2. Godkendelse af referat
3. Opfølgning på tidligere sager
4. Nye sager
5. Orienteringer
6. Eventuelt

§5 Referat

• Der føres beslutningsreferat jf. vedtægterne
• Referatet godkendes på næste møde eller via mail
• Referatet offentliggøres efter godkendelse

§6 Arbejdsform

• Lokalrådet arbejder åbent og dialogbaseret
• Opgaver kan fordeles mellem medlemmerne
• Der kan nedsættes arbejdsgrupper til konkrete projekter
• Arbejdsgrupper refererer til lokalrådet

§7 Høringer og samarbejde

• Lokalrådet behandler høringer fra Næstved Kommune
• Der tilstræbes fælles høringssvar
• Ved hastesager kan formanden (evt. med et medlem) afgive svar, som efterfølgende godkendes

§8 Økonomi

• Mindre udgifter kan godkendes af formand og kasserer
• Større dispositioner kræver beslutning i lokalrådet
• Der tilstræbes gennemsigtighed i økonomien

§9 Kommunikation

• Lokalrådet informerer løbende borgerne via relevante kanaler
• Formanden udtaler sig på lokalrådets vegne
• Øvrige medlemmer kan udtale sig efter aftale

§10 Tavshedspligt og habilitet

• Medlemmer skal overholde tavshedspligt i fortrolige sager
• Medlemmer skal oplyse om mulige interessekonflikter
• Ved inhabilitet deltager medlemmet ikke i behandlingen

§11 Beslutninger mellem møder

• I hastesager kan beslutninger træffes via mail eller telefon
• Beslutningen skal bekræftes på førstkommende møde

§12 Ændringer

Forretningsordenen kan ændres af lokalrådet ved simpelt flertal.

Vedtaget af Holme-Olstrup og Toksværd Lokalråd HOT den

Bilag B

Forslag 1.

HOT LOKALRÅDSPULJE

HOT Lokalråd afsætter årligt en pulje med det formål at understøtte nye initiativer i lokalområdet, som gavner flest mulige borgere.

1 Formål

Puljen skal støtte lokale initiativer, der…

• styrker fællesskabet i lokalområdet
• skaber nye aktiviteter og sætter noget i gang i lokalsamfundet
• kommer mange borgere til gavn såvel børn, unge og ældre borgere.

Puljen prioriterer nye initiativer, som kan skabe varig lokal værdi og aktivitet.

2 Hvem kan søge

Alle borgere, foreninger og lokale aktører i området kan søge om støtte til konkrete initiativer.

3 Ansøgning

Ansøgninger skal indsendes skriftligt til HOT, enten pr. mail eller til et af lokalrådets medlemmer.

Ansøgningen skal som minimum indeholde:

• Beskrivelse af initiativet
• Formål og målgruppe
• Budget
• Kontaktoplysninger

Ansøgninger kan indsendes løbende over året.

4 Behandling af ansøgninger

Ansøgninger behandles løbende på lokalrådets ordinære møder.

De første ansøgninger til en ny pulje kan behandles på det første ordinære lokalrådsmøde efter generalforsamlingen.

Ansøgninger skal være formanden i hænde senest 72 timer før mødet, hvor sagen skal behandles, så den kan optages på dagsordenen.

5 Støtte og rammer

• Hver ansøgning kan som udgangspunkt tildeles op til 4.000 kr.
• Lokalrådet har i 2026 afsat XXXX kr.. til puljen
• Der kan gives helt eller delvist tilsagn
• Når HOT har brugt de afsatte midler, så lukker Lokalrådets pulje for tildelinger, og går så i gang igen i det nye år.

Gen-ansøgning:
En ansøger, der har modtaget støtte, kan først søge puljen igen efter 2 år.

§6 Svar og offentliggørelse

Ansøgere får svar umiddelbart efter lokalrådets beslutning.

Alle bevillinger offentliggøres på HOT’s hjemmeside.

7 Vedtagelse

Revideret og vedtaget af HOT Lokalråd på ordinært møde den  2026.

Forslag 2  ved Uffe Andreasen

Nuværende definerede formål:

ï HOT Lokalråd afsætter en pulje år for år med det formål at understøtte initiativer i lokalområdet, som gavner flest mulige såvel unge som gamle.

ï HOT prioriterer initiativer, som er bæredygtige

ï Støtten skal være med til at få lokale initiativer godt i gang.

Bæredygtighed handler om, hvordan vi mennesker kan passe på jorden på en måde, så den tager mindst mulig skade af den måde, vi lever på. At leve bæredygtigt er at leve, forbruge og handle på en måde, som gør, at mennesker i fremtiden også kan leve, forbruge og handle på samme måde.

Vi skal sikre at vi håndterer alle ansøgninger efter de samme retningslinier

Vi skal sikre at det område vi repræsenterer, er bekendte med at Lokalrådet støtter initiativer, herunder i henhold til hvilke retningslinier vi tildeler støtten.

Vi skal hvert år beslutte hvor stor den samlede pulje skal være, og den information skal indgå i ovenstående information

Vi skal enes om hvor ofte den samme ansøger kan modtage støtte

I den udstrækning at ansøgeren har et budget/regnskab, skal vi have adgang til dette.

Vi skal ikke blande os i den måde foreningen har valgt at styre deres økonomi, og køre deres ”forretning”, vi skal alene bruge regnskabet til at vurdere rimeligheden af ansøgningen

Ved behandling af ansøgninger, skal vi opfordre lokale foreninger og ansøgere til at samarbejde og udveksle erfaringer, hvor dette giver mening socialt og økonomisk, for at opnå et samlet bedre resultat

Der kan ikke træffes beslutning om tildeling af støtte, med mindre der er min. 3 (5) bestyrelsesmedlemmer til stede til at træffe beslutningen